จัดคอลเลกชันและแชร์
จัดกลุ่มความรู้เป็นคอลเลกชัน และเลือกว่าบุคคล ทีม หรือแผนกใดมองเห็นได้
คอลเลกชันใช้จัดกลุ่มความรู้ที่เกี่ยวข้องกัน คล้ายโฟลเดอร์ การแชร์คอลเลกชันเป็นตัวกำหนดว่าใครในองค์กรมองเห็นสิ่งที่อยู่ข้างในได้บ้าง
คอลเลกชันอยู่ที่ไหน
แผงด้านซ้ายของหน้า คลังความรู้ มีสามกลุ่มหลัก
- ทั้งหมด — คอลเลกชันที่ทีมของคุณสร้างขึ้น ความรู้ที่แชร์กันส่วนใหญ่อยู่ที่นี่
- ส่วนตัว — คอลเลกชันของคุณเอง มีแค่คุณที่มองเห็น และแชร์ไม่ได้
- ระบบ — คอลเลกชันที่ FINIXT สร้างให้สำหรับพื้นที่อื่น เช่น ฝ่ายขาย จะมีไอคอนแม่กุญแจ เปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือลบไม่ได้ แต่เพิ่มความรู้เข้าไปข้างในได้
สร้างคอลเลกชัน
- ไปที่ คลังความรู้ → ความรู้
- คลิก สร้างใหม่ → คอลเลกชัน หรือคลิก สร้างคอลเลกชันใหม่ ที่ด้านล่างของแผงด้านซ้าย
- กรอก ชื่อ เช่น "Sales Playbooks"
- ตรวจสอบ สร้างไว้ที่ หากต้องการสร้างไว้ที่ระดับบนสุด ให้คลิก ล้าง ใช้ระดับบนสุด
- คลิก สร้าง
หากต้องการสร้างคอลเลกชันซ้อนในอีกคอลเลกชัน ให้วางเมาส์บนแถวนั้นในแผงด้านซ้าย คลิก เพิ่มที่นี่ (+) แล้วเลือก คอลเลกชันย่อย
เปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือลบคอลเลกชัน
- ในแผงด้านซ้าย วางเมาส์บนคอลเลกชันแล้วคลิก การดำเนินการเพิ่มเติม
- เลือก เปลี่ยนชื่อ ย้ายไปที่… หรือ ลบ
คุณลากคอลเลกชันหรือรายการไปวางบนคอลเลกชันอื่นเพื่อย้ายได้เช่นกัน เมื่อเปิดคอลเลกชันอยู่ ให้คลิกไอคอนดินสอ (แก้ไขคอลเลกชัน) ข้างชื่อเพื่อแก้ไข หรือใช้เมนู ⋮ เพื่อย้ายหรือลบ
ข้อควรระวัง
การลบคอลเลกชันจะลบทุกรายการและคอลเลกชันย่อยที่อยู่ข้างในไปด้วย
แชร์คอลเลกชันหรือรายการ
- เปิดคอลเลกชัน หรือรายการเดียวที่ต้องการแชร์
- คลิก แชร์
- คลิก เพิ่มผู้คน แล้วค้นหาบุคคล ทีม หรือแผนก หากต้องการให้ทุกคนเข้าถึงได้ ให้เลือก ทุกคนในองค์กรของคุณ
- ผู้ที่เพิ่มใหม่จะได้สิทธิ์ ดูได้ ก่อนเสมอ ใช้เมนูดรอปดาวน์ของแถวนั้นเพื่อเปลี่ยนเป็น แก้ไขร่วมได้ หรือ จัดการได้
- หากต้องการยกเลิกสิทธิ์ ให้คลิก ลบสิทธิ์เข้าถึง (×) ในแถวนั้น
รายการ ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง จะแสดงทุกคนที่มองเห็นได้ในตอนนี้
หมายเหตุ
ต้องมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่มีสิทธิ์ จัดการได้ เสมอ ให้เพิ่มผู้จัดการคนอื่นก่อนลบผู้จัดการคนสุดท้าย
ปุ่ม แชร์ จะไม่แสดงใน ส่วนตัว และในคอลเลกชันของ ระบบ หากต้องการแชร์สิ่งที่อยู่ใน ส่วนตัว ให้ย้ายไปไว้ในคอลเลกชันใต้ ทั้งหมด ก่อน
สิทธิ์ที่สืบทอดจากคอลเลกชันแม่
รายการและคอลเลกชันย่อยจะได้รับสิทธิ์จากคอลเลกชันที่อยู่เหนือขึ้นไป สิทธิ์ที่มาจากคอลเลกชันแม่จะมีป้าย ผ่าน {name} หากต้องการกำหนดสิทธิ์แยกสำหรับรายการหรือคอลเลกชันย่อยใดรายการหนึ่ง ให้คลิก หยุดการสืบทอดสิทธิ์ และคลิก สืบทอดสิทธิ์อีกครั้ง เพื่อกลับไปใช้สิทธิ์เดิม
แชร์และเผยแพร่ฉบับร่าง
หากคุณเปิด แชร์ บนฉบับร่าง จะเห็นข้อความ ตอนนี้มีแค่คุณที่เห็นรายการนี้ เพิ่มผู้ที่ควรมองเห็น แล้วคลิก ยืนยันและเผยแพร่ รายการจะปรากฏให้คนเหล่านั้นเห็น และเอเจนต์จะเริ่มใช้ได้
ลำดับขั้นตอน
ลำดับขั้นตอน คือคอลเลกชันชนิดพิเศษที่เก็บขั้นตอนตามลำดับให้คนทำตาม เช่น การส่งต่องาน หรือการติดตามใบแจ้งหนี้
- คลิก สร้างใหม่ → ลำดับขั้นตอน
- ตั้งชื่อแล้วคลิก สร้าง
- ในหน้าลำดับขั้นตอน คลิก เพิ่มขั้นตอน แล้วเพิ่มขั้นตอนตามลำดับที่ควรทำ